Een ander essentieel element in de omgang met klanten van de federale overheid is conformiteit. Federale overheidsbedrijven hebben doorgaans wetten en criteria waaraan strikt moet worden voldaan, waaronder die met betrekking tot cyberbeveiliging, toegang, arbeidsmethoden en ecologische duurzaamheid. Consultants die actief zijn in sectoren zoals softwareontwikkeling of webcontentproductie moeten zich mogelijk vertrouwd maken met normen zoals Sectie 508 van Detachering publieke sector de Rehabilitation Act in de VS, die de beschikbaarheid van digitale webcontent verplicht stelt. Op dezelfde manier moeten IT-specialisten er mogelijk voor zorgen dat hun werk aansluit bij de cybersecuritystructuren van de overheid. Deze conformiteitsacties zijn niet alleen wettelijke verplichtingen – ze tonen de professionaliteit, betrouwbaarheid en integriteit van een consultant, kwaliteiten die overheidsbedrijven zeer waarderen.
De eerste uitdaging voor veel consultants is het herkennen van de overheids- en stapsgewijze verschillen tussen de samenwerking met een particuliere klant en een publieke instelling. Overheidsbedrijven zijn gebonden aan strikte inkoopprogramma’s en eisen dat leveranciers, waaronder consultants, zich houden aan bepaalde applicatie- en documentatieprocedures. Dit betekent dat een consultant zich, voorafgaand aan het aanbestedingsproces voor een opdracht, normaal gesproken moet registreren bij belangrijke databases zoals SAM.gov in de Verenigde Staten of vergelijkbare systemen in andere landen. Deze databases fungeren doorgaans als de belangrijkste locatie waar overheidsovereenkomsten worden gepubliceerd en leveranciers worden gescreend. Registratie omvat doorgaans het verstrekken van bedrijfskwalificaties, belastingnummers en, soms, eerdere prestatiedocumenten. Hoewel de procedure in eerste instantie lastig kan lijken, is het een belangrijke stap in het aantonen van authenticiteit en bereidheid om publieke opdrachten aan te nemen.
Het helpen van klanten bij de overheid is een ander specifiek probleem. In tegenstelling tot de flexibele contracten die vaak op de freelancemarkt worden aangetroffen, houden overheidsovereenkomsten zich vaak aan vaste budgetten of standaardtarieven. Consultants moeten begrijpen hoe ze hun werk concurrerend kunnen waarderen zonder hun waarde te schaden. Dit omvat het vergelijken van vergelijkbare contracten, het onderscheiden van kostendekkende versus vaste prijsmodellen en soms ook het vasthouden aan inkomensgrenzen voor specifieke opdrachten. Hoewel deze mate van openheid beperkend kan lijken, beschermt het consultants ook tegen ‘range creep’ en zorgt het ervoor dat aannames vanaf het begin duidelijk zijn.
Een van de vaak over het hoofd geziene voordelen van het werken met overheidsbedrijven is de kans op langdurige en terugkerende opdrachten. Veel overeenkomsten zijn milieuvriendelijk en als een consultant goed presteert, kan hij of zij worden uitgenodigd om te bieden op vervolgopdrachten of zelfs in aanmerking komen voor exclusieve opdrachten. In veel gevallen werken bedrijven graag samen met leveranciers die ze al hebben gecontroleerd en waarop ze vertrouwen, wat kan leiden tot een constante stroom opdrachten. Bovendien voegt het hebben van overheidsklanten in iemands profiel een laag betrouwbaarheid toe die kan worden benut bij marketing naar andere klanten, zowel publieke als exclusieve.
Na aanmelding moeten consultants leren hoe ze offerteaanvragen (RFP’s) of vergelijkbare aanbestedingsdocumenten moeten lezen. Dit zijn uitgebreide, door de overheid uitgegeven documenten die de opdracht, de vereiste certificeringen, de exameneisen en de toelatingsprocedures beschrijven. In tegenstelling tot informele overeenkomsten met particuliere klanten, zijn RFP’s officiële uitnodigingen om mee te dingen naar een opdracht. Consultants moeten deze dossiers zorgvuldig doornemen, want het missen van ook maar één vereiste kan leiden tot incompetentie. Dit betekent ook dat acties gestructureerd en professioneel moeten zijn, meestal bestaande uit een begeleidende brief, een technisch voorstel, een kostenvoorstel en bewijs van eerdere relevante werkervaring. Reageren op een RFP kost tijd en consultants moeten dit in evenwicht brengen met hun huidige werk. Het beheersen van deze vaardigheid is echter essentieel voor het benutten van kansen bij de overheid.
Samenwerken met overheidsbedrijven kan een baanbrekende kans zijn voor consultants. Hoewel veel zelfstandige professionals zich richten op startups, particuliere klanten of opdrachten op afstand, bieden overheidsovereenkomsten een andere vorm van zekerheid en reputatie. Overheden wereldwijd, of het nu op lokaal, provinciaal of overheidsniveau is, besteden regelmatig werk uit aan mensen met specifieke vaardigheden, van IT en grafische vormgeving tot contact en schrijven. Deze overeenkomsten bevatten vaak duidelijke termijnen, duidelijke betalingstermijnen en de mogelijkheid tot langdurige relaties. Voor consultants die hun profiel willen vergroten of een constantere inkomstenstroom willen veiligstellen, is werken bij de overheid niet alleen praktisch, maar kan het ook enorm bevredigend zijn.
